Dotation à la charge de travail: Effort direct

Au cours de notre série «Staffing to Workload», nous discuterons des mécanismes d’exécution d’une analyse de la dotation en travail dans les laboratoires d’essais. Cependant, avant de commencer ce sujet, j’aimerais discuter pourquoi ce sujet est important pour la gestion d’un laboratoire.

Les ressources et le financement sont de plus en plus limités, et les laboratoires sont de plus en plus mis au défi d’équilibrer les besoins de nos patients avec les exigences financières. Nos patients et nos médecins comptent sur nous pour fournir des résultats opportuns et précis, tandis que le marché nous met au défi de réduire nos coûts et d’améliorer l’expérience du patient. Comme la main-d’œuvre a tendance à être dans nos trois principales dépenses, cela signifie que nous devons faire de notre mieux pour avoir les bonnes personnes, au bon endroit, au bon moment.

Une analyse de la dotation en personnel devrait s’efforcer d’atteindre un équilibre entre la minimisation des situations de sureffectifs entraînant un gaspillage financier et la minimisation des situations de sous-effectifs qui entraînent une réduction des soins aux patients.

Pour obtenir une image précise des besoins en personnel, il y a trois principaux domaines d’intérêt: l’effort direct, l’effort indirect et les besoins opérationnels. Chacun sera expliqué en détail dans les messages suivants, mais le premier sera un effort direct localisation.

L’effort direct fait référence à l’effort de travail lié au temps de manipulation avec le (s) échantillon (s) patient (s) qui le transforme d’un échantillon en résultat. Pour déterminer la quantité d’effort nécessaire, on peut utiliser l’un des deux calculs suivants:

Calcul de base pour l’effort direct

Une technologie de laboratoire prend cinq minutes pour effectuer l’interprétation d’une courbe de fusion pour un test de virologie moléculaire, y compris la saisie des résultats dans le système de laboratoire et la finalisation du résultat. La technologie le fait 100 fois par jour:

5 minutes X 100 occurrences / jour = 500 minutes / jour

500 minutes / jour ÷ 60 minutes / heure = 8,3 heures / jour d’effort direct

8,3 heures / jour ÷ 8 heures / ETP = 1,04 ETP (effectif)

Note: FTE est un acronyme pour «équivalent temps plein»; c’est l’équivalent de 40 heures / semaine. Cela peut être accompli avec une personne travaillant 40 heures ou deux personnes travaillant 20 heures chacun, etc.

Il y a des points forts et des points faibles de ce type de calcul: Essais hautement automatisés: Environ 20% de l’effort de main-d’œuvre pour les tests hautement automatisés peuvent être comptabilisés de cette façon (bien qu’il y ait des exceptions). Les 80% restants de l’effort de main-d’œuvre sont pris en compte dans les efforts indirects et les besoins opérationnels, qui suivront dans le prochain article de cette série.

Essais semi-automatisés: Environ 50% de l’effort de main-d’œuvre pour les dosages semi-automatisés peuvent être comptabilisés de cette manière (bien qu’il existe des exceptions). Les 50% restants de l’effort de main-d’œuvre sont pris en compte dans l’effort indirect et les besoins opérationnels.

Dosages manuels: Environ 80% de l’effort de travail pour les dosages manuels peuvent être comptabilisés de cette manière (bien qu’il existe des exceptions). Les 20% restants de l’effort de main-d’œuvre sont pris en compte dans l’effort indirect et les besoins opérationnels. Impacts du niveau de service (redressement) sur l’effort direct

Le calcul de base ci-dessus suppose un concept d’ingénierie appelé «chargement de niveau», ce qui signifie que si plus de travail est reçu que peut être terminé, ce travail est reporté à une date ultérieure. Pour certains tests, ce n’est pas un problème, alors que pour d’autres, c’est un gros problème. La décision sur la criticité du niveau de service s’articule généralement autour de la façon dont les médecins agiront sur les résultats, de leur rapidité d’action et des ramifications de l’épisode total de soins pour le patient (séjour prolongé à l’hôpital).

Si le test en question tombe dans la catégorie d’un résultat critique (STAT ou Urgent), le calcul de base change à ce qui est ci-dessous.

Une technologie de laboratoire prend cinq minutes pour effectuer l’interprétation d’une courbe de fusion pour un test de virologie moléculaire, y compris la saisie des résultats dans le système de laboratoire et la finalisation du résultat. La technologie le fait 100 fois par jour, dont 80 apparaissent dans les 2 premières heures de la journée de 8 heures, tandis que les 20 restants apparaissent le reste de la journée:

5 minutes X 80 occurrences / jour = 400 minutes / premières 2 heures

400 minutes / premières 2 heures ÷ 60 minutes / heure = 6,7 heures d’effort direct dans les 2 premières heures

6,7 heures ÷ 2 heures = 3,3 ETP (effectif) nécessaires dans les 2 premières heures de la journée

Ce calcul présente plusieurs questions, notamment: d’où proviennent les 2,3 ETP supplémentaires (la différence entre 1 ETP nécessaire dans le modèle à niveau de charge et le 3.3 dans le modèle de niveau de service critique)? Avons-nous du personnel supplémentaire qui peut aider ces deux premières heures? Engageons-nous 3,3 employés et essayons de savoir quoi faire avec eux pour les 6 heures restantes de la journée? La formation croisée du personnel est-elle une option? Toutes sont des questions auxquelles il faudrait répondre.

Multitâche: bon ou mauvais?

Une autre hypothèse faite dans les calculs de niveaux de service chargés ou de niveau critique est que le personnel peut effectuer plusieurs tâches, ce qui signifie que lorsque les techniciens rencontrent une situation où ils attendent une action avant de pouvoir passer à l’étape suivante, ils peut faire quelque chose d’autre productif. C’est une chose très tentante à faire, mais tout dépend de la durée de cette période d’attente.

Par exemple, si vous avez une étape de centrifugation de cinq minutes, vous pouvez demander aux techniciens d’attendre la centrifugeuse ou de leur donner autre chose à faire. Si cette autre tâche est dans la zone générale, la centrifugeuse peut alerter les techniciens quand c’est fait. Cela permet à la tâche d’être mise de côté rapidement. Cependant, des études ont montré que le temps nécessaire pour se réorienter vers une nouvelle tâche et ensuite retourner à l’ancienne tâche peut affecter la productivité d’une personne. S’il est déterminé que le travail sur l’autre tâche sera préjudiciable à la tâche d’origine, le personnel ne doit pas faire plusieurs tâches. Le temps de centrifugation serait alors classé comme effort direct, et vous auriez besoin de personnel.

D’autre part, si vous avez une incubation de deux heures sur un test ELISA manuel, c’est l’occasion parfaite pour le multitâche. La clé ici est de s’assurer qu’il existe un mécanisme efficace pour informer les techniciens lorsque l’incubation est presque terminée pour qu’ils puissent conclure ce qu’ils travaillent et ramasser sur le test ELISA.

Mon prochain article de blog parlera des efforts indirects. Comme il a été dit ci-dessus, il peut y avoir des besoins de personnel cachés ou négligés importants qui sont essentiels à la prestation de soins aux patients.